Adferdsregler (Code of Conduct)

Formål
Adferdsreglene er et sett med regler og retningslinjer som er utformet for å hjelpe medarbeidere i deres daglige beslutninger. De inneholder retningslinjer for adferd overfor kunder, leverandører og myndigheter. Reglene er ikke uttømmende, men gir eksempler på uakseptabel adferd der det er spesiell risiko for konsernet og dets interessenter.

Konsernet har utarbeidet retningslinjer og interne rutiner på en rekke områder for å sikre at ambisjoner og mål nås. Retningslinjene og rutinene finnes på bankens hjemmeside, http://www.fokus.no og på intranett.

Adferdsreglene gjelder for alle avdelinger og medarbeidere i konsernet (både hel- og deltidsansatte). De gjelder også for midlertidig ansatte.

Det er den enkelte leder som er ansvarlig for at medarbeiderne i hans eller hennes avdeling kjenner reglene for adferd og følger dem. Ledere er også ansvarlig for å vurdere om det er behov for mer detaljerte regler spesielt for hans/hennes avdeling.

Brudd på regler
Overtredelse av reglene kan skade både medarbeideres og konsernets omdømme og medføre sanksjoner. Ved alvorlig brudd på adferdsreglene, kan myndighetene gi advarsel eller bot, eller tilbakekalle eller suspendere selskapets tillatelse til å drive bankvirksomhet.

Dersom en medarbeider er usikker på om en bestemt adferd er akseptabel, må han/hun kontakte sin leder for å unngå at det oppstår problemer.

Compliance i Fokus Bank er pålagt å rapportere vesentlige brudd og andre forhold i forbindelse med adferd direkte til  Administrerende direktør.

Forholdet til medarbeiderne
Medarbeiderne er konsernets viktigste aktivum. Hver medarbeider er viktig for konsernet, og alle medarbeidere er grunnlaget for at konsernet kan levere gode forretningsmessige resultater.

Verdighet og respekt
Det er viktig at medarbeiderne behandler alle med verdighet og respekt. Konsernet aksepterer ikke diskriminering på grunnlag av kjønn, etnisk bakgrunn, seksuell legning, religion eller alder. Diskriminerende oppførsel eller trakassering tolereres heller ikke.

Gaver og arrangementer
I forbindelse med et vanlig kundeforhold kan det skje at kunden tilbyr en medarbeider en gave, feks i form av deltakelse i et arrangement. Alle medarbeidere må utvise stor forsiktighet når de mottar gaver fra kunder eller gir gaver til kunder, leverandører eller andre som de samarbeider med. Konsernet har utarbeidet detaljerte interne rutiner for håndtering av gaver og arrangementer.

Interessekonflikter
Interessekonflikter må unngås fordi de kan skape tvil om konsernets integritet og profesjonalitet. Interessekonflikter kan oppstå i alle avdelinger i konsernet når konsernet yter en tjeneste overfor en kunde som samtidig medfører en fordel for konsernet (eller dets medarbeidere eller andre kunder konsernet opptrer på vegne av) eller slår negativt ut for andre av konsernets kunder.

Konsernet har en egen  policy (Interessekonflikt policy) for å forebygge og håndtere interessekonflikter.

Konfidensiell informasjon
Alle medarbeidere er juridisk forpliktet til å beskytte konfidensiell informasjon, enten slike opplysninger kommer fra kunder, partnere, leverandører eller andre avdelinger i konsernet. Konfidensiell informasjon skal ikke utleveres uten samtykke fra eieren og må ikke brukes feil til fordel for konsernet, kunder, forretningspartnere, leverandører eller medarbeidere. Konsernet har utarbeidet detaljerte interne rutiner for håndtering av fortrolig informasjon.

Innsideinformasjon
Det er forbudt ved lov for medarbeidere å kjøpe eller selge aksjer og visse andre verdipapirer og gjeldsinstrumenter, som er notert eller søkes notert på et regulert marked dersom medarbeideren har informasjon som ikke er offentlig eller alminnelig kjent i markedet, og som, hvis den ble publisert ,er egnet til å påvirke prisen på disse verdipapirene. Norsk lov forbyr også videreformidling av innsideinformasjon om forhold som kan påvirke prisen.

For å begrense risikoen for at loven blir brutt, har konsernet organisert sin virksomhet slik at bare de medarbeidere som har et arbeidsrelatert behov for spesifikk informasjon, har tilgang til den. Alle medarbeidere kan trygt handle Danske Bank aksjer, så lenge de opptrer i samsvar med de intern forretningsprosesser for innsideinformasjon.

Personlig adferd
Konsernets medarbeideres ivaretar selv sine private anliggender. Medarbeidere skal alltid vise respekt og være høflig overfor andre.  Videre skal de være ærlige og opptre med høy integritet både i forbindelse med jobb og privat, slik at konsernets omdømme ikke skades. Medarbeidere bør avstå fra disposisjoner som kan medføre  stor risiko for deres egen økonomi.

Varsling (whistle blowing)
Konsernet prioriterer et arbeidsmiljø som oppmuntrer til åpenhet. For å sikre at informasjon om kritikkverdige forhold ikke blir holdt tilbake, har konsernet opprettet en funksjon hvor medarbeidere kan rapportere alvorlige regelbrudd som de oppdager.

En melding om kritikkverdige forhold vil bli anonymisert  før den, avhengig av sakens alvorlighet og karakter, og varslingen ikke bryter med annen lovgivning, blir sendt videre til Styre, ledelse, juridisk, HR, linjeleder, tillitsvalgt, eller AMU mv.

Konsernet har som mål å beskytte medarbeidere som rapporterer brudd, og sikre at de blir behandlet med den respekt de fortjener. Det tolereres ingen form for represalier mot medarbeidere som følge av varsling.

Forholdet til eksterne partnere
I tråd med de lovpålagte regler og finansbransjens egne retningslinjer arbeider konsernet kontinuerlig med å forbedre og utvikle måten man opptrer på i samfunnet og i samarbeidet med kundene  For å understøtte dette har konsernet definert fem kjerneverdier:

• Ordentlig - i forretningsdrift og som en del av samfunnet
• Kompetent - gjennom høye standarder for kvalitet og profesjonalitet
• Verdiskapende - for kunder, medarbeidere og aksjonærer
• Engasjert – i kundens finansielle situasjon
• Tilgjengelig - elektronisk og fysisk

Kjerneverdiene tjener som veiledning og generelle adferdsregler i våre bestrebelser på å vise samfunnsansvar og gi kundene best mulig service - både etisk og profesjonelt.

Kunder
Nøkkelord i vår rådgivning er integritet, tilgjengelighet og åpenhet. Målet er at våre kunder stoler på oss og opplever en imøtekommende holdning og verdiskapende rådgivning.

Medarbeiderne har et særskilt ansvar for å sikre at kundene får de opplysninger de trenger i henhold til god forretningsskikk. Medarbeiderne skal sørge for at kundene kjenner konsekvensene av sine økonomiske beslutninger, inkludert risiko for tap. Medarbeidere skal ikke anbefale kunder å kjøpe Danske Bank aksjer.

Konsernets kommunikasjon skal uansett kanal være åpen, ærlig og entydig. Medarbeidere skal søke å gi klar og fyllestgjørende informasjon til kundene.

Konsernet har en detaljert kundepolicy som understøtter disse prinsippene.
 
Klager
Konsernet skal håndtere klager fra kunder og tidligere kunder raskt og rettferdig og i samsvar med gjeldende lover og regler. Konsernet har detaljerte rutiner for å understøtte dette. Klageprosedyrer er beskrevet i detalj på konsernets hjemmeside.
Anti-korrupsjon og bestikkelser
Konsernet fordømmer enhver form for korrupsjon. Korrupsjon tolereres ikke verken i konsernet eller hos samarbeidspartnere. Medarbeidere som er involvert i bestikkelser eller andre former for korrupsjon kan bli anmeldt og gjøres personlig ansvarlig.

Konsernet har detaljerte rutiner (Bekjempelse av korrupsjon og bestikkelser) for hvordan medarbeidere skal forholde seg hvis de blir konfrontert med korrupsjon. Disse rutiner bidrar også til å identifisere aktiviteter som kan tyde på hvitvasking og terrorfinansiering. Konsernet samarbeider med myndighetene for å unngå slike aktiviteter.

I konsernets arbeid mot korrupsjon gjelder følgende tre prinsipper:

• Danske Bank-konsernet og dets medarbeidere aksepterer ikke å motta eller betale noen form for bestikkelser.
• Danske Bank-konsernet tar sterk avstand fra såkalt smøring (uoffisielle "ekspedisjonsgebyr").
• Danske Bank-konsernets medarbeidere gir ikke og tar heller ikke imot gaver med større verdi enn det rent symbolske.

Det kan noen ganger være vanskelig å skille mellom rett og galt på grunn av kulturelle forskjeller. Dersom en medarbeider er i tvil, skal han/hun derfor kontakte Compliance i Fokus Bank.

SRI
Konsernet og dets medarbeidere skal sikre at vi kun investerer kundenes penger i selskaper som ikke bryter internasjonalt aksepterte standarder. Det er utarbeidet en policy for å understøtte dette (SRI-politikken).

Leverandører
Konsernet ønsker å bidra til å skape sosiale og miljømessige forbedringer hos våre leverandører.

Konsernet forventer at våre leverandører overholder nasjonale lover og internasjonalt aksepterte standarder og konvensjoner når det gjelder etiske, miljømessige og sosiale spørsmål. Derfor har konsernet en leverandørpolicy som gjelder for alle kjøp av varer og tjenester i hele konsernet.

Myndigheter
Konsernet er underlagt tilsyn av flere organer, herunder finanstilsyn og andre offentlige myndigheter samt regulerte markeder og andre markeder hvor konsernet er markedsdeltaker.

Konsernet respekterer disse myndighetene og ønsker å ha et godt forhold til dem i alle land der konsernet opererer. Konsernets ulike enheter opererer i forskjellige jurisdiksjoner og må derfor overholde ulike nasjonale regler. I tilfelle konflikt mellom konsernets retningslinjer og nasjonale regler, vil det alltid være de nasjonale regler som gjelder.

Konsernet ønsker å gi myndighetene viktig informasjon på en rask, korrekt og adekvat måte. Medarbeidere skal alltid kontakte sin lokale compliance-avdeling eller Group Compliance ved compliance spørsmål.

Sist oppdatert 06.juni 2012.